メールの送信時に注意すべきこととは

こんにちは。今回は、実際にメールで相手とやりとりする中で注意や配慮すべきことをご紹介します。

メール,棒人間

  • 機械操作が苦手な方
  • つい自分を優先して行動してしまう

という方は確認してみてください。

メール送信時に注意すべきこと

ビジネス全般に言えることでもありますが、メールは相手がいてこそのツールということを疎かにしている人が多いです。

つまり道具としてメールを使うことはできても、送信相手のことまで想定が及んでいないということです。

順を追って説明していきましょう。

ビジネスメールでは本文に絵文字や半角文字は使わない

友人や家族、恋人とのやりとりであれば問題ありませんが、仕事である以上、情報を相手に正確に伝える事が要求されています。

絵文字や半角文字は使わない方が理由としては、雰囲気やマナーに配慮するためという以外にも、機種によっては上手く表示されないものがあるからという理由もあります。

相手の機種が対応していない文字を多用すると、いわゆる文字化けが起こります。

例えば『縺ェ縺ゥ縺ァ豁」縺励¥譁』というような意味不明な文字で送信されてしまい、受け取った側に不気味・恐怖・混乱を招いてしまいます。

ビジネスメールでは機種依存文字にも注意する

機種依存文字とは例えば次のような文字のことです。

『 』の中の文字がちゃんと表示されているでしょうか?

  • ローマ数字:『Ⅰ・Ⅱ・Ⅲ・Ⅳ・Ⅴ…』
  • 丸囲み文字:『㊤㊥㊦㊧』
  • 『☑』などの記号
  • 顔文字アプリで使われる特殊な文字

もし表示されなていなければ、まさに機種依存です。

仕事の内容が伝わらなければトラブルや信用問題に関わるので、標準的な文字を使うよう心がけましょう。

パソコンから携帯にメールを送る時はメール形式に注意

ちょうど先日、amazonにHPでの商品取り扱いの件で申請した時のことですが、相手側からのメールが「認識できないメール形式のため、表示できません」と出て内容が確認できず一波乱ありました。

これは相手がHTML形式で送信してきたからです。

実はメールには『テキスト形式』『HTML形式』などがあるので、パソコンからメールを送信する時は注意が必要です。

それぞれの形式については以下をご覧ください。

テキスト形式とは

全てのメールソフトで使用することができる、テキスト (文字) で構成された形式です。

リッチテキスト形式や HTML形式に比べて、一切の装飾がなく、シンプルで、データサイズを小さくする事ができます。

また、本文中に画像を貼り付けることはできませんが、添付ファイルとして画像を送信することはできます。

HTML形式とは

文字の大きさや色、フォントの種類を変えたり、ひな型を使用してメールを送信することができます。

更にHTML 形式の特徴として、メッセージに背景や画像、BGM (音) をつけたり、Web ページへのリンクを設定することができます。

ただし、受信者側も HTML形式に対応した電子メールソフトを使用していないと正しく表示されない事があります。

リッチテキスト形式とは

Microsoft(マイクロソフト)のサポートページより引用:

Outlook 2003、Outlook 2002等特定(古い型)の電子メールソフトのみで使用できます。HTML形式と同様に、文字の大きさや色、フォントの種類を変えたり、画像や表を貼りつけることができる形式ですが、HTML形式の様に、BGM (音) をつけたり、ひな型を使用することはできません。

メールの送信時間に注意する

メールは気軽に遅れてしまう反面、気をつけなければならないのは『送信する時間』です。

私も以前勤めていた会社では、緊急でもない内容のメールが夜中であってもお構いなしに来て困ったりうんざりしました。

また、最近も某企業からの返答や案内が朝4時とか5時に来るので若干困っています。

恐らく海外の企業なので、向こうの時間に自動設定されているのでしょう。

個人情報への配慮

総務省では個人情報について以下の様な見解を述べています。

総務省のバナー

メールアドレスには、個人情報に該当するものとしないものがあります。

記号を羅列したもの(例えば「0123ABCD@soumu.go.jp」)のように、それだけでは特定の個人を識別できない場合には、個人情報には該当しません。

しかし、特定の個人の氏名を記載したもの(例えば「〔氏名のローマ字記述〕@soumu.go.jp」)のように、特定の個人を識別できる場合には、個人情報に該当します。

また、記号の羅列等でも個人が特定できる場合は個人情報に該当する場合があります。

詳しく知りたい方は出典元の総務省HP (外部サイト)をご覧ください。

もちろん、アドレスだけではなくメールの内容(例:個人を非難するなど)についても配慮しましょう。

メールの最後には送信先の情報を明記する

仕事でメールを使う場合は、メールの最後に「会社名・所属先・電話番号・役職名・自分の名前」など送信先の情報を明記しましょう。

au・docomo・ソフトバンクなど日本のメールでは、送信先の「連絡先」に登録されていればその名前で表示されるため一目で誰からのメールかわかります。

一方でgmailは名前を表示するかどうかは送信側が決める仕組みになっています。

どこからのメールかわからないと、受け取り側に迷惑をかけることになります。

送信先の情報は予めフッターに登録しておけば、毎回メール作成の際に打ち込まなくても済むので業務で使用するメールでは徹底しましょう。

メールが読まれやすい時間とは?

一般的に夕食後はメールが読まれやすい時間帯とされています。

この理由は、仕事がひと段落ついた時間帯であり、また食事をした事で心に余裕が生まれる時間だからですね。

大事な商談が食事の席で行われることが多いのも、こういった心理学に基づいたものです。

まとめ

それでは今回のまとめです。

  • メールを送る相手のことを考えよう
  • 正確な内容を伝えるために絵文字・半角文字・機種依存文字は使わない
  • パソコンから携帯にメールを送る時はメール形式に注意
  • メールの送信時間に配慮しよう
  • メールの内容では個人情報に注意しよう
  • されからのメールかわかるように送信先の情報を記載しよう
  • メールは夕食後くらいの時間帯が読まれやすい

メールの送信時間や送信数、本文の長さなど、常識の範囲内で送信するよう心がけましょう。

関連記事:メールの書き方③ 中級編2:『メールの書き方』

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