メールの書き方②(中級編) 『送信時に注意すべき事』とは

      2017/02/17

前回の メールの書き方① 初級編: 「TO」「CC」「BCC」とは では

「TO」 「CC」 「BCC」それぞれの違いや送信件数制限などについてお話ししました。

今回は、実際にメールで相手とやりとりする中で配慮すべき点などをお話しします。

 

メール送信時に注意すべき事

メール,棒人間

メールは相手あってのツールだと理解する

ビジネス全般言える事ですが、ここを疎かにしている人が多いです。

道具としては使えるが、送信する相手のことまで想定が及んでいないという事ですね。順を追って説明していきましょう。

 

メール本文に絵文字、半角文字は使わない方が無難

友人や家族、恋人とのやりとりであれば問題ありませんが、仕事である以上、『情報を相手に正確に伝える事』が要求されています。

雰囲気やマナーの側面もあるでしょうが、『機種によっては上手く表示されないものがある』という点についてもしっかりと配慮すべき点です。

例えば『縺ェ縺ゥ縺ァ豁」縺励¥譁』みたいになってしまう事です。いわゆる『文字化け』ですね。

受け取った側はこれが羅列してあるとコワイです 笑

 

他にも『機種依存文字』があります。

例えば、

  • ローマ数字:『ⅠⅡⅢⅣⅤ』
  • 丸囲み文字:『㊤㊥㊦㊧』
  • 『☑』などの記号
  • 最近だと顔文字アプリで使われる特殊な文字

のことです(『 』の中の文字読めますかね…?)。

 

PCから携帯メールに送る場合

ちょうど先日、amazonにHPでの商品取り扱いの件で申請した時の事ですが、相手側からのメールが「認識できないメール形式のため、表示できません」と出て内容が確認できず一波乱ありました。

このケースは、恐らく向こうが「HTMLメール」で送信してきたのでしょう。

この様に、メールを送信する時にも『テキスト形式』『HTML形式』があるため、PCからの送信には注意が必要です。

 

テキスト形式とは

全てのメールソフトで使用することができる、テキスト (文字) で構成された形式です。リッチテキスト形式や HTML形式に比べて、一切の装飾がなく、シンプルで、データサイズを小さくする事ができます。
また、本文中に画像を貼り付けることはできませんが、添付ファイルとして画像を送信することはできます。

HTML形式とは

文字の大きさや色、フォントの種類を変えたり、ひな型を使用してメールを送信することができます。
更にHTML 形式の特徴として、メッセージに背景や画像、BGM (音) をつけたり、Web ページへのリンクを設定することができます。
ただし、受信者側も HTML形式に対応した電子メールソフトを使用していないと正しく表示されない事があります。

リッチテキスト形式とは

Outlook 2003、Outlook 2002等特定(古い型)の電子メールソフトのみで使用できます。HTML形式と同様に、文字の大きさや色、フォントの種類を変えたり、画像や表を貼りつけることができる形式ですが、HTML形式の様に、BGM (音) をつけたり、ひな型を使用することはできません。

以上、Microsoft(マイクロソフト)のHPより引用

 

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メールの送信時間に注意する

気軽に遅れてしまう反面、注意が疎か(おろそか)になるのが『送信する時間』です。

僕も以前勤めていた会社では、緊急でもない内容のメールが夜中であってもお構いなしに来て辟易した思い出がありますし、最近も某企業からの返答や案内が朝4時とか5時に来るので若干困っています。恐らく海外の企業なので、向こうの時間に自動設定されているのでしょう。

 

個人情報への配慮

総務省では個人情報について以下の様な見解を述べています。

000051635

メールアドレスには、個人情報に該当するものとしないものがあります。

記号を羅列したもの([email protected])のように、

それだけでは特定の個人を識別できない場合には、個人情報には該当しません。

しかし、特定の個人の氏名を記載したもの

[email protected])のように、

特定の個人を識別できる場合には、個人情報に該当します。

総務省HPより

また、記号の羅列等でも個人が特定できる場合は個人情報に該当する場合があります。

詳しく知りたい方は 総務省HP (外部サイト)をご覧ください。

また、前回① で述べた『CC』はこういった部分でも注意が必要です。

もちろん、アドレスだけではなく、個人を非難するなど、「内容」についても配慮しましょう。

 

良かれと思って案内したメールで相手の不評を買っては逆効果

メールの送信時間や送信数、本文の長さなど、常識の範囲内で送信するよう心がけましょう。

例えば「時間」で言えば、一般的に『夕食後』は読まれやすい時間帯とされています。

恐らく、仕事がひと段落ついた時間帯であり、また食事をした事で心に余裕が生まれる時間だからですね。

大事な商談が食事の席で行われる』事が多いのも、こういった心理学に基づいたものです。

 

メールの最後には名前・会社名・連絡先など送信先の情報を明記する

仕事でメールを使う場合は、メールの最後に「会社名・所属先・電話番号・役職名・自分の名前」などを明記しましょう。

au・docomo・ソフトバンクなど日本のメールでは、送信先の「連絡先」に登録されていればその名前で表示されるため一目で誰からのメールかわかります。

一方でgmailは「名前を表示するかどうかは送信側が決める」仕組みです。

どこからのメールかわからないと、受け取り側に迷惑をかけることになります。

予めフッターに上記の情報を登録しておけば、毎回メール作成の際に打ち込まなくても済むので業務で使用するメールでは徹底しましょう。

 

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