メールの書き方③ 中級編2『メールライティングの基本』

      2017/02/17

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今回はメールの書き方についてご紹介します。

「しっかり相手に伝わる内容のメールが書けるかどうか」は、あなたの仕事の成功にも大きく影響します。

しかし、いきなり『ビジネス用の具体的なテクニック(プロダクトローンチ など)』をお話ししても、基本的な文章が書けないと効果が薄くなってしまうので、まずは『メールライティングの基本』からあなたにお話しします。

 

メールの「開封率」について

開封率とは

あなたは「開封率」という言葉をご存知でしょうか?

メールの書き方と聞いてとっさに「メールなんて誰でも書けるよ!」とお思いになられたかもしれません。

しかし、実は多くのメールが読まれないままほったらかしされたり、最悪の場合は未開封のまま削除されているのです。

開封率とは、送信したメールの数に対しそのメールが受信者にちゃんと開かれた割合のことです。

この様な言葉があるということはメールが読まれていないケースもあるという裏返しですね。

 

メールの基本法則:受信者は『読まない・信じない・行動しない』

メールを届けるイメージ

メールはまず『読まれない』

以前僕が務めていた職場では日に数十~数百件と社内間、及び顧客とメールを送受信していたため、フォルダ分け等の工夫をしていてもあまり重要でないメール等は、ちょっと確認して細かな内容は忘れてしまう事が、自分も含めて誰にも少なからずありました 苦笑

顧客(会員)に対する営業的ではない連絡事項のメールでさえ読まれないケースがありました。この様に会員制の団体・企業から送信されるメールであっても、相手は中々見てくれない・読まないものです。ましてやこれが商品案内などの営業メールやDMなどであれば開封率はより下がります。

 

メールの内容を相手は『信じない』

そして、受信者がメールを開いてくれた(見てくれた・読んでくれた)としても営業色の強い内容というのは特に敬遠される傾向にあります。

その商品・サービスの良さを懸命に訴えても中々信じてもらえません。

特に昨今は様々な企業がメルマガを採用しており、メールにうんざりしている人も少なくありません。

 

ただメールを送っただけでは相手はほとんど『行動しない』

仮にあなたが送信したメールを相手が読んでくれ、その内容を信じてくれたとしても、「商品購入」や「サービスへの申し込み」等の『行動』に移す話となると更に難しくなります。ほとんどの人はただメールを送っているだけでは行動しないのです。

もし相手に対してメールで何らかの営業をかけるとしたら

  • 『いま必要かな……』
  • 『他の店の方が安いんじゃ……』
  • 『まず他の用を終わらせてから……』

など、こういった数々のNOを切っていかなければなりません。

ですから、内容以前の部分で躓く(つまづく)のは損でしかなく、更に成約を遠ざけない様にメールのを上げていかなければならないのです。

 

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メールの文章では「尊敬語・謙譲語・丁寧語」を使い分ける

国語の勉強の様になってきましたが、それぞれちゃんと使い分けられるでしょうか?

尊敬語

目上(取引先・上司・顧客…)を立てる、敬意を表す

謙譲語

目下(自社・自分…)がへりくだる事で相手を引き立てる

丁寧語

『です』『ます』など表現を上品にする

実はwebライティングの試験でも出題されたりします。

実際、社会人でも使い分けられない人をたくさん見てきましたし、僕自身も完璧かと言われれば自信はありません。

ですが、やはり社会と言うのは目上の方々と接する機会も多いものなので、最低限は使い分けられる事が望ましいでしょう。

そう言えば、

「~はよろしかったですか?」という表現は正しい?間違い?

と時々取り上げられたりもしますね。

ちなみに業種によっては黙認しているけれども、やはり不適切であり「よろしいでしょうか?」と教育しているホテル業界などもあるが現状です。

 

では1つ例題をだしてみましょう。

来る」の「尊敬語・謙譲語・丁寧語」はそれぞれどうなるでしょうか?

 

……正解は

  • 尊敬)いらっしゃる・おいでになる
  • 謙譲)参る
  • 丁寧)参る・来ます

となります。正解でしたでしょうか?

 

さて、再び話をメール自体に戻しましょう。

メールの文体:「体裁」を整える

メールの本文が業務的になりすぎていたり、無駄に長いと途中で閉じられてしまいます。

また、改行が変な所でされている、もしくは逆に改行が全くされない。

こちらも非常に読みづらい印象を与えてしまいます。適切に改行する、適度に行間を開ける等、『読みやすさ』を意識しましょう。

 

メールの内容:起承転結を意識する

何かを案内する時、『相手の関心を引く(興味性)』がなければメールは読んでもらえません。

そして、文章に流れがないとメールを読んだ人の頭に入ってきません。

もし文を書くのが苦手であれば、まずは起承転結を意識してとにかく書く事、読みやすい人の文章を読む事で慣れる事です。

 

次回は具体的なテクニックについてお教えします。

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