こんにちは。今回はスケジュール管理が苦手な人へ改善する方法をご提案します。
しっかりスケジュール管理ができていますか？
特にメモや手帳を使った方法をご紹介していくので、もし「メモなんか取らない」「手帳の使い方が雑」という方は参考にしてみてください。
スケジュール管理は社会人にとって必要な能力
社会人にとって大切な能力の1つと言えば『スケジュール管理能力』です。
この管理能力の低さが目立つ人はダメ社員と呼ばれてしまいます。
せっかく取れたアポの時間に遅れて商談を潰してしまったり、あるいは社内で依頼された資料の作成期日を忘れていて完成していなかったり。
社会人としての年月が経つほど様々な作業や依頼が同時期に舞い込み、どれから手をつけていけばいいかしっかり管理しないと、てんやわんやになってしまいます。
スケジュール管理を改善するためにすべきこと
別の記事でご紹介したベンジャミン・フランクリンは自らスケジュール手帳を考案し時間管理をしたことで現在の100ドル紙幣に肖像が描かれるほど他を圧倒しました。
そこで今回は、スケジュール管理を改善するためのメモのとり方や手帳の書き方・使い方について私なりにご紹介します。
ただし人によって好みがあるので、よく企業が行っている就職サイトやビジネスサイト等で書かれている様な『成功したかったらこういう風に書きなさい』という押し付けはしません。
『もしやっていないならこうしたら良くなるよ』という簡単なポイントをいくつかご紹介しますね。
スケジュール管理の改善方法：毎回メモを取る
まずは毎回ちゃんとメモを取りましょう。
「…え？」と思われた方。
正むしろここはそう思って欲しい所です。
ほとんどの方は当たり前だと思ったかもしれません。
ところが、『自分、書かなくても覚えられるんで』などと言ってメモを取らない人が実は意外と多いです。
（ひょっとしたらそういう人は「カメラ・アイ：瞬間記憶能力」の持ち主かもしれないですが、一般人の話として進めます。）
メモを取る、つまり記録として残す方が良い理由は主に2つあります。
メモを取る方が良い理由1：正しく記録するため
1つ目の理由は正しく記録するためです。
人の記憶は加工されるので、仮に記憶力が良かったとしても、時間が経てばその正確さは徐々に失われます。
何かトラブルが起きた時、記憶だけだと言った言わないなど収拾がつかないこともありえるのでエビデンス（＝証拠）の確認という話も出てきます。
信用度の面においても記憶より記録が大事になるのでメモが大切というわけです。
メモを取る方が良い理由2：自分が損をするから
２つ目の理由は自分にとって大きな損となるからです。
なぜならメモを取るという行為には次のような意味があるからです。
- 自分のミスを減らすため
- 伝えてくれる人への礼儀・やる気を伝える手段
- 今、あまり即効性のない話であっても将来の自分に活かせるものがあるかもしれない未来の自分への投資
こうしたことを考えられず「長話は聞きたくない」「自分にとって意味がない」と会議での話を聞かなかったりメモを取らなかったりするのは、話してくれた相手に対するマナー違反ですし、刹那的にしか物を考えられない想像力に乏しい人です。
余談ですが、私もこのサイトを作るにあたり昔の手帳や読んだ書物を色々と引っ張りだしてきて助けられています。
昔の手帳になるほど内容がスカスカでもったいなかったなと今は思いますね。
メモの取り方は紙でもタブレットでも良い
例えば、前衛的・個性的な会社に入って社員全員がタブレットでメモを取るというのであればそれでもいいでしょう。
スマホやタブレットに打ち込むのとペンで書くのでは使用している脳の場所が違うという研究もありますが、そこはいったん置いておきます。
まず記録することが大切です。
スケジュール管理を改善方法：手帳の使い方の例
メモをとることの重要性を伝えたので、次はそのメモをどう取ればいいか、手帳を使った具体的な方法をご紹介します。
手帳のページを8対2に分割する
これは知人の社長がやっていたテクニックです。
ノートに8：2で線を入れて、『特に気になった、重要だと思うワード』を「２」の方にメモしておき、後で調べやすく・思い出しやすくするというものです。
私も真似するようになりました。
線で色分けをする
色分けは記憶・記録の整理に良いです。
私が昔やっていたのは次の3色で内容を区別するというものです。
- 赤色：私用・楽しいこと
- 青色：やらなきゃいけないこと
- 黒色：それ以外
なお、緑色：できればやりたくないことという区分もありましたがやめました。
青い字は記憶に残りやすいという研究結果もあるそうですが、そこは自分の好みで決めてください。
TO・DOで書き分ける
これは別の社長がやっていました。
- TO：各種項目
- DO：「いつまでに」等の実際の動き
を記入し終わったら横線で消していくという方法です。
やり終わった事を書く
手帳にはメモ以外だと『予定』ばかり書いてしまいがちですが、やり終えた事を書いておくとちょっとした達成感や、振り返った時に記憶の整理が非常にしやすいのでオススメです。
自分に合った手帳を見つける
私はこの週間予定の部分は縦書き派ですね。書きやすいです。
サイズはA4だと扱いづらくなりB5派になりました。
まとめ
これから色々と上手くいかない事が出てきた際、それを解決するヒントは意外とあなたが以前残したメモにあったりします。
『愚者は経験に学び、賢者は歴史に学ぶ。（そして聖人は経験から悟る）』
という言葉もあります。
『あなたの手帳＝あなたの財産』となるよう、管理力を上げていきましょう。
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