あなたの『スケジュール管理力』を1ランク上げる方法とは

      2016/05/24

あなたの『スケジュール管理力』を1ランク上げる方法

社会人にとって大切な能力の1つと言えば『スケジュール管理能力』。

ダメ社員の典型がこの管理能力の低さが目立つ人ですね。

 

せっかく取れたアポの時間に遅れて商談を潰してしまったり、あるいは社内で依頼された資料の作成期日を忘れていて完成していなかったり。

 

社会人としての年月が経つほど様々な作業や依頼が同時期に舞い込み、どれから手をつけていけばいいかしっかり管理しないと、てんやわんやになってしまいます。

 

以前話したフランクリン・ベンジャミンは 自らスケジュール手帳を考案し時間管理をした事で他を圧倒しました

そこで今回は、手帳の書き方について僕なりに書いていきたいと思います。

 

ただし、人によって好みがあるので、よく企業が行っている就職サイトやビジネスサイト等で書かれている様な『成功したかったらこういう風に書きなさい』という押し付けはしません。

『もしやっていないならこうしたら良くなるよ』という簡単なポイントをいくつかご紹介しますね。

 

まずは毎回ちゃんとメモを取りましょう

…え?

と思われた方。正解です。むしろここは思って欲しい所です。

 

メモを取った方が良い理由

自分、書かなくても覚えられるんで

などと言ってメモを取らない人が実は多いです。

(ひょっとしたらあなたは "カメラ・アイ:瞬間記憶能力" の持ち主かもしれないですが、一般人の話として進めます。)

 

仮に記憶力が良かったとしてもどれくらいの時間正確に保っていられるでしょうか。

人の記憶は加工されます。ですから揉め事になった場合、エビデンス(証拠)の確認という話も出てくるわけです。信用度の面においても記憶より記録ですよね。

 

例えば、前衛的・個性的な会社に入ってみんながタブレットでメモを取るというのであればそれでもいいでしょう。

(スマホやタブレットに打ち込むのとペンで書くのでは使用している脳の場所が違うなんて研究もありますがそこはいったん置いておきましょう)

 

1つ目の理由は『正しく記録するために毎回メモを取る』です。まず記録する

 

2つ目に、自分にとって有益性が低い(と感じる)からと言って会議で話を聞かなかったり、メモを取らないのは『マナー違反』でもあるし、『刹那的にしか物を考えられない想像力に乏しい人』です。

 

メモを取るというのは

  • ミスをなくす自分のため
  • 伝えてくれる人への礼儀・やる気を伝える手段
  • 『今』、あまり即効性のない話であっても将来の自分に活かせるものがあるかもしれない未来の自分への投資

前に話したコネクティング・ザ・ドッズという考え方 ですね

などなど、色々な側面を持っています。

余談ですが、僕もこのサイトを作るにあたり昔の手帳や読んだ書物を色々と引っ張りだしてきます。やはり遡るほど手帳がスカスカでもったいなかったなと思いますね。

 

良い管理の為には何を書くか・どう書くか

手帳版『ニッパチの法則』

手帳の、メモの取り方

これは知人の社長がやっていたテクニックです。

ノートに8:2で線を入れて、『特に気になった、重要だと思うワード』を「2」の方にメモしておき、後で調べやすく・思い出しやすくするというものです。

僕も真似するようになりました。

※ニッパチの法則(パレートの法則)に関する記事は ☞こちら

 

線で色分けをする

僕の場合は

  • 私用・楽しい事=赤
  • やらなきゃいけない事=青
  • それ以外=黒

としています。(できればやりたくない=緑 もありましたがやめました 笑)

青い字は記憶に残りやすい』という研究結果もあるそうですが、そこはあなたの好みで決めてください。

色分けは記憶・記録の整理に良いですよ。

 

TO・DOで書き分ける

これは別の社長がやっていました。

TO:各種項目

DO:「いつまでに」等の実際の動き

を記入し終わったら横線で消していく

 

やり終わった事を書く

手帳にはメモ以外だと『予定』ばかり書いてしまいがちですが、『やり終えた事を書いておく』とちょっとした達成感や、振り返った時に記憶の整理が非常にしやすいのでオススメです。

 

自分に合った手帳を見つける

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僕はこの週間予定の部分は縦書き派ですね。書きやすいです。

サイズはA4だと扱いづらくなりB5派になりました。

 

あなたの『スケジュール管理力』を1ランク上げる方法:まとめ

これから色々と上手くいかない事が出てきた際、それを解決するヒントは意外とあなたが以前残したメモにあったりします。ちゃんと残して入ればですが 笑

愚者は経験に学び、賢者は歴史に学ぶ。(そして聖人は経験から悟る)

という言葉もあります。

あなたの手帳 = あなたの財産

 

 

となるよう、管理力を上げていきましょう。

 
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記事の著者紹介
札幌在住のフリーランスです。webコンテンツ作成(サイトや動画作成、webライティング講座など)を中心に活動しています。
より詳しくは☞プロフィール
サッカーサイトもやっています☞サカボン

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