在宅勤務の導入方法:中小企業向けにツール紹介

あなたの会社はリモートワーク(在宅勤務)できますか?

在宅勤務でパソコンを操作している男性

コロナの影響で活動や外出の自粛が求められる一方、「自宅で仕事する環境が整っていない」という理由で出社しなければならない企業も多いですよね。

特に従業員が数名~10名程度の小規模な企業だと、今まで経験のない在宅勤務に急に切り替えろと言われても、ノウハウがなくて上手くいかないのではないでしょうか。

そこで今回はこれらを使えば最低限の在宅勤務(=リモートワーク、テレワーク)の管理ができるというツール(基本無料)をご紹介します。

就業規則や守秘義務、データ管理などの問題・課題は今回は触れません。
あくまでオフィス以外で作業ができるツールの紹介ということでご理解ください。

出勤・退勤の確認:Google フォーム を使う

Google フォームはアンケートを作成、分析できる無料のサービスです。

例えばサイト上に「お問い合わせ」や「お申し込み」などが作れて便利です。

これを使って出勤・退勤(出社・退社)を管理することができます

では、出社時間の管理を例にしましょう。

Google フォームに「出社」と「氏名」の項目を作ってスプレッドシートを連携しておきます。

すると、ユーザー(=社員)が送信を押した時間がリアルタイムでスプレッドシートに反映されるので、出社した時間が確認できます。

なお、サボる人が出ないよう社員が送信する時間(出社時間)を決めておくと良いでしょう。

例えば「通常時は9時に出社する企業であれば、8:45~9:00の間に送信することと決めておく」という意味です。

こうしておくと、例えば適当な時間に起きて出社だけ送信して2度寝するといった社員の悪い行動を抑制できます。

「Google フォームを使ったことがないので具体的な使い方を知りたい」という方は、以前書いた次の記事をご参照ください。

会議やミーティング:ZOOM を使う

ZOOMとはオンラインでのビデオ会議やチャットといったWEB会議ができるサービスです。

パソコンだけでなくスマホやタブレットなどのモバイル端末でも使用可能です。

無料プランでも次のような機能があります。

  • 参加者2名(1対1)なら時間無制限
  • 3名以上なら40分まで使えて100名まで会議に参加できる

複数人の会議やミーティングだけではなく、例えば「3時間毎」など定期的に繋げば業務の進捗状況を確認できたり、ちゃんと仕事をしているかの監視もできます。

人間、どうしても一人だとサボりがちだったり集中できなかったりしますが、人と話すことでモチベーションの維持にも繋がります。

具体的な使い方については私が書くよりも、既に「zoom 使い方」で検索するとかなり詳しく紹介されている記事がたくさん見つかるのでそちらに譲ります。

資料の作成:ドキュメント、スプレッドシート、Web版マイクロソフトオフィスなど

個人事業や小規模の会社であれば、その企業専用など特殊な独自ソフトではなく、ExcelやWordなどで資料を作成するケースが多いかと思います。

こちらに関しても、いちいち途中経過をメールに添付して送信していては作業が進みません。

しかし、Googleが提供しているドキュメントスプレッドシートなどのサービスであれば、ネット上で共同作業しながら業務を進めることもできます。

ドキュメントやスプレッドシートとは次のような機能を持つ無料のサービスです。

どちらもオフラインでも作業の継続は可能です。

GoogleのサービスであればGoogle Driveに保存して共有もできますね。

 

また、「どうしてもExcelやWordを使いたい」という場合は、Web版マイクロソフトオフィスというものがあります。

こちらも共同で複数人が作業できます。

特に会社のパソコンなどが支給されず、個人のパソコンで仕事をしているような会社だと、同じExcelでもバージョンが異なっていてデータがずれるなどのトラブルも稀にありますが、これらのサービスであればそうしたことも防げます。

自宅にネット環境がない:ポケットWiFi

在宅勤務をさせたい社員の家にネット環境がない場合はポケットWiFiが良いでしょう。

ルーターの設置工事などが不要ですぐ使えるのが魅力ですし、2年縛りなどが無いものを選んで通常業務に戻ったら解約すれば費用も抑えられます。

国が在宅勤務を推進するも導入している企業はまだまだ少ない

2020年2月後半より、ほとんどの業界・業種が新型コロナウイルスの影響を受け、イベント中止や延期、活動自粛、営業時間の短縮などを行う緊急事態です。

私が住む北海道でも2月28日より「不要不急の外出は控える」よう要請する緊急事態宣言が鈴木知事から出たり、全国の小中学校が休校になったりした影響で街を出歩く人の数が目に見えて減りました。

そうした事態を受け、テレワーク、あるいはリモートワークと言ったいわゆる在宅勤務を行う企業も増えています。

そもそも、総務省では平成28年頃にはテレワークの推進に動いていました。

参考資料(PDF):テレワーク推進に向けた政府の取り組みについて

出典:総務省

しかし、「導入方法や手順がわからない」「どんなシステムにしたら良いか課題や問題点が多い」「事例が無いからうちは導入しない」といった理由から通常業務のままの企業も多いです(私がいま手伝っている会社もそうです)。

しかし、コロナ以外にも大規模な地震や台風などの災害が近年は立て続けに起こっているので、例えコロナの感染が収束したとしても、いつまた自宅での作業が必要になるかわかりません。

こうした状況を鑑みると、今の内から何らかの対応・対策を講じておいた方が企業の延命が図れることでしょう。

まとめ

今回は、「出勤と勤務の管理ができるツール」と「作業で使えるツール」という最低限の紹介をしました。

もちろん業種によっては在宅勤務が難しい場合もありますし、フルリモート(完全な在宅での勤務)となればまた話は変わってきますが、これらのツールに適したツールを追加していけばだいたい事足りるという企業も意外とあるでしょう。

私自身、今関わっている企業での作業は「HPの作成」「チラシの作成」「その他書類や資料の作成」など、ほぼオンラインで済んでしまうものばかりですが、社長の方針で時間をかけて出社していて無駄を感じる部分があります。

在宅勤務が必ずしもベストと言うつもりはありませんが、非常事態には柔軟な対応で社員を守りつつ、業務の効率も図れる会社が増えると良いですね。

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